วิธีเปลี่ยนแบบฟอร์มกระดาษสู่ระบบเว็บฟอร์ม (Paperless Transformation) แบบทีละขั้นตอน

ค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของ "กระดาษ 1 แผ่น"

การใช้กระดาษไม่ได้มีแค่ค่ากระดาษและหมึกพิมพ์ แต่ยังมีค่าพิมพ์ ค่าตู้เก็บเอกสาร ค่าส่งเอกสาร และเวลาที่พนักงานต้องเสียไปกับการค้นหาเอกสารเก่า การเปลี่ยนสู่ Paperless Office จึงช่วยประหยัดงบประมาณได้มหาศาล

แผนปฏิบัติการ 4 สัปดาห์สู่ Paperless Office

สัปดาห์ที่ 1: จัดทำสารบัญแบบฟอร์มทั้งหมดในบริษัท

รวบรวมแบบฟอร์มกระดาษทุกชนิด เช่น ใบขอซื้อ, ใบเบิกของ, ใบลางาน, ใบเคลมค่าใช้จ่าย

สัปดาห์ที่ 2: จัดลำดับความสำคัญและเริ่มจากฟอร์มที่ใช้บ่อยที่สุด

เลือกแบบฟอร์มที่มีปริมาณการใช้งานสูงสุดมาแปลงเป็น Web Form ก่อนเพื่อสร้าง Quick Win

สัปดาห์ที่ 3: ออกแบบฟอร์มดิจิทัลและทดสอบระบบ

สร้างหน้ากรอกข้อมูลที่รองรับการแนบไฟล์รูปถ่ายและระบบตรวจเช็คข้อมูลอัตโนมัติ

สัปดาห์ที่ 4: ประกาศยกเลิกฟอร์มกระดาษและเริ่มใช้งาน 100%

จัดอบรมสั้นๆ และปิดช่องทางการรับฟอร์มกระดาษเพื่อให้ทุกคนปรับตัวเข้าสู่ระบบใหม่