ยกระดับฝ่ายจัดซื้อ (Procurement Automation): ระบบขอซื้อ-สั่งซื้อออนไลน์ (PR/PO System)

ฝ่ายจัดซื้อ: หัวใจสำคัญของการควบคุมต้นทุนองค์กร

กระบวนการจัดซื้อแบบเดิมที่ใช้กระดาษมักประสบปัญหาเอกสารขอซื้อตกหล่น การสั่งซื้อซ้ำซ้อน และการสั่งซื้อเกินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ ระบบ PR/PO Automation ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อทำงานได้อย่างรวดเร็ว โปร่งใส และประหยัดต้นทุน

Workflow การจัดซื้อยุคใหม่อย่างเป็นขั้นตอน

1. การสร้างใบขอซื้อออนไลน์ (Purchase Requisition: PR)

ผู้ใช้งานกรอกรายการสินค้าที่ต้องการ ระบบเช็คว่างบประมาณของแผนกยังเหลือพอหรือไม่

2. การเปรียบเทียบราคาซัพพลายเออร์ (Vendor Quotation Comparison)

บันทึกราคาจากซัพพลายเออร์ 2-3 ราย เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาเลือกข้อเสนอที่ดีที่สุด

3. การแปลง PR เป็น PO อัตโนมัติ (1-Click PO Generation)

เมื่อผู้บริหารอนุมัติ PR ระบบจะดึงข้อมูลมาสร้างใบสั่งซื้อ (PO) พร้อมลายเซ็นดิจิทัลทันที

4. การเชื่อมต่อกับระบบคลังสินค้า (3-Way Matching)

เมื่อสินค้ามาส่ง ระบบจะจับคู่ข้อมูล PO, ใบรับสินค้า (GR) และใบแจ้งหนี้ เพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเงินอย่างถูกต้อง