ตัดทอนความสูญเปล่า 8 ประการ (8 Wastes) ในสำนักงาน เพิ่มประสิทธิภาพงานได้ทันที 30%

ความสูญเปล่าในงานสำนักงาน: หลุมพรางที่มองไม่เห็น

ความสูญเปล่าในโรงงานเห็นได้ชัดจากกองขยะหรือของเสีย แต่ในสำนักงาน ความสูญเปล่าซ่อนอยู่ในรูปของไฟล์ที่หาไม่เจอ อีเมลที่ส่งต่อกันไปมา และการนั่งรอเอกสาร

วิเคราะห์ 8 Wastes ผ่านตัวย่อ DOWNTIME

1. Defects (งานผิดพลาด)

การกรอกข้อมูลผิดพลาดในใบเสนอราคาหรือบิล ทำให้ต้องออกเอกสารแก้ไขย้อนหลัง

2. Overproduction (ทำงานเกินความจำเป็น)

การพิมพ์เอกสารหลายชุดเผื่อไว้ หรือการทำรายงานสรุปที่ไม่มีใครเปิดอ่าน

3. Waiting (การรอคอย)

รอการอนุมัติจากผู้บริหาร, รอข้อมูลจากอีกแผนก, รอระบบคอมพิวเตอร์ที่ทำงานช้า

4. Non-utilized Talent (ไม่ใช้ศักยภาพของคน)

ให้พนักงานระดับปริญญามานั่งคีย์ข้อมูลลงตารางแทนที่จะให้ไปวิเคราะห์ยอดขาย

5. Transportation (การขนย้ายที่ไม่จำเป็น)

การเดินถือเอกสารไปให้เซ็นข้ามตึกหรือข้ามชั้น

6. Inventory (งานคั่งค้างในระบบ)

อีเมลที่ยังไม่ได้ตอบค้างใน Inbox นับร้อยฉบับ หรือเอกสารที่กองอยู่บนโต๊ะรอตรวจสอบ

7. Motion (การเคลื่อนไหวที่เกินพอดี)

การสลับหน้าจอโปรแกรมไปมา 5-6 หน้าต่างเพื่อคัดลอกข้อมูลชิ้นเดียว

8. Extra-Processing (ขั้นตอนซ้ำซ้อน)

การให้ลงนามอนุมัติซ้ำซ้อน 4 ลำดับขั้นสำหรับเรื่องที่มีมูลค่าไม่เกิน 500 บาท

วิธีตัดทอนด้วยระบบ Web Application

การเปลี่ยนแบบฟอร์มเป็นระบบออนไลน์รวมศูนย์จะกำจัดความสูญเปล่าเหล่านี้ได้มากกว่า 70% ภายในเดือนแรกที่ใช้งาน