กรณีศึกษา: องค์กรธุรกิจบริการเปลี่ยนระบบขออนุมัติเอกสารเป็น Paperless ลดเวลาทำงาน 70%

ปัญหา: เอกสารกระดาษล้นออฟฟิศและการอนุมัติที่ล่าช้า

บริษัทที่ปรึกษาและบริการด้านวิศวกรรมมีพนักงานประจำไซต์งานกว่า 200 คน ทุกสิ้นเดือนพนักงานต้องเดินทางเข้ามาที่สำนักงานใหญ่เพื่อยื่นใบเบิกค่าใช้จ่าย ใบลางาน และใบขอซื้ออะไหล่ ทำให้เกิดความล่าช้าและเสียเวลาทำงาน

การออกแบบระบบ e-Workflow เฉพาะทาง

TOOLSSOGOOD ได้พัฒนาระบบ Internal Corporate Web Application ที่รองรับการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟน:

• พนักงานไซต์งานถ่ายรูปใบเสร็จและส่งเรื่องเบิกผ่านมือถือได้ทันที
• ผู้จัดการอนุมัติเอกสารผ่านระบบพร้อมแจ้งเตือนผ่าน Telegram
• ฝ่ายบัญชีส่งออกข้อมูล (Export) เข้าโปรแกรมบัญชีได้ในคลิกเดียว

ผลลัพธ์ที่ได้รับ

ลดระยะเวลาการอนุมัติและจ่ายเงินจากเฉลี่ย 14 วัน เหลือเพียง 2 วัน ลดการใช้กระดาษลงได้ 95% และพนักงานมีความพึงพอใจต่อระบบการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด